Mail Merging di Word

Oleh Ranugunar Savahasta 9A-24 

A. Apakah Itu Mail Merging?

Mail merging adalah fitur yang banyak diterapkan oleh aplikasi data dan dokumen, memungkinkan kita untuk membuat dokumen yang serupa/bertemplate sama dengan resipien-resipien yang berbeda. Hasil akhirnya adalah 1 file yang berisi data-data yang sudah pradefinisi tentang nama, alamat atau data lainnya.

B. Mari Membuat Mail Merging (di Word)

1. Sediakan data di Microsoft Excel, bisa diketik sendiri maupun lewat G-Form,

Seperti diatas.

2. Tutup Excel lalu buka MS Word dan klik bagian "Mailings" lalu klik "Start Mail Merge"dan klik lagi "Step-by-Step Mail Merge"

3. Klik "Skip" sampai langkah ketiga lalu klik "Browse"

4. Pilih nama file Excel yang akan digunakan lalu klik "Open"

5. Akan ada 2 tab yang muncul, di keduanya klik "OK". Kemudian, masukkan satu-satu bagian data yang akan di-merge dan klik "close" setiap kali memasukkan data. Ulangi sampai semua data telah masuk.

6. Klik kiri-kanan disini untuk melihat resipien-resipien. Bila sudah benar, maka lakukan penyimpanan di "save as" dan selesai!

C. Kelebihan Mail Merging

1. Memudahkan kita membuat data secara massal tanpa perlu membuat satu per satu.
2. Menghemat waktu kerja dan meningkatkan produktivitas
3. Memudahkan mengirim satu file pada banyak orang
4. Meningkatkan akurasi dan menghindarkan kesalahan ketik
5. Hasil template dan layoutnya konsisten dan selalu sama

D. Kekurangan Mail Merging 

1. Setup memerlukan langkah-langkah yang lumayan rumit dan perlu waktu yang lumayan lama untuk dikuasai
2. Ada kemungkinan masalah kompatibilitas pada berbagai versi Excel, Word, dan sistem komputer (Microsoft/Mac)
3. Informasi orang banyak kurang aman bila adanya kebocoran dan pembobolan data. 
4. Ada beberapa kemungkinan error yang bisa terjadi saat proses mail merge
5. Kustomisasi yang terbilang kaku dan tidak bisa memasukkan karakter yang tidak biasa.